วิธีจัดทำทะเบียนกฎหมายความปลอดภัย (Legal Register) ให้เป็นระบบ พร้อมตัวอย่างสำหรับองค์กร

การบริหาร ความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน ไม่ได้มีเพียงการตรวจพื้นที่ การอบรม หรือการจัดหาอุปกรณ์คุ้มครองความปลอดภัยส่วนบุคคลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการติดตามว่า องค์กรเกี่ยวข้องกับกฎหมายและข้อกำหนดอะไรบ้าง และสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านั้นได้จริงหรือไม่

หนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรจัดการเรื่องนี้ได้อย่างเป็นระบบคือ “ทะเบียนกฎหมายความปลอดภัย” หรือ Legal Register

ทะเบียนกฎหมายที่ดีไม่ควรเป็นเพียงรายชื่อกฎหมายจำนวนมาก แต่ควรทำให้องค์กรสามารถตอบคำถามสำคัญได้ว่า

กฎหมายอะไรที่เกี่ยวข้อง → ข้อกำหนดคืออะไร → องค์กรต้องทำอะไร → ใครรับผิดชอบ → มีหลักฐานอะไร → ปัจจุบันปฏิบัติตามแล้วหรือยัง → หากยังไม่ครบต้องแก้ไขอย่างไร

สำหรับองค์กรที่มีเครื่องจักร งานไฟฟ้า สารเคมี งานบนที่สูง งานเชื่อม งานร้อน งานยก งานซ่อมบำรุง หรือกิจกรรมที่มีความเสี่ยงเฉพาะ การจัดทำทะเบียนกฎหมายอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การติดตามข้อกำหนดและการบริหาร Compliance ทำได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานมีการเผยแพร่กฎหมายด้านความปลอดภัยในการทำงานภายใต้พระราชบัญญัติความปลอดภัยฯ พ.ศ. 2554 และมี รวมกฎหมายความปลอดภัยในการทำงาน ฉบับปรับปรุงครั้งที่ 3 (มิถุนายน 2569) ซึ่งสะท้อนว่าข้อมูลกฎหมายมีการปรับปรุงและควรติดตามอย่างต่อเนื่อง

“รู้ว่ากฎหมายกำหนดอะไร คือจุดเริ่มต้น แต่รู้ว่าองค์กรต้องทำอะไรให้สอดคล้องกับกฎหมาย คือหัวใจของ Compliance”

ทะเบียนกฎหมายความปลอดภัย (Legal Register) คืออะไร?

ทะเบียนกฎหมายความปลอดภัย หรือ Safety Legal Register / Legal Register คือ เอกสาร ตาราง หรือระบบข้อมูลที่องค์กรใช้รวบรวมและจัดการ กฎหมาย ข้อกำหนดทางกฎหมาย และข้อกำหนดอื่นที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร

ข้อมูลในทะเบียนอาจประกอบด้วย

• ชื่อกฎหมาย
• ประเภทกฎหมาย
• เลขที่และปี
• หน่วยงานผู้ออก
• ข้อหรือมาตราที่เกี่ยวข้อง
• กิจกรรมหรือพื้นที่ที่กฎหมายครอบคลุม
• สิ่งที่องค์กรต้องดำเนินการ
• ผู้รับผิดชอบ
• หลักฐานการปฏิบัติตาม
• สถานะการปฏิบัติตาม
• วันที่ทบทวน
• วันที่แก้ไขข้อมูล
• หมายเหตุเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

หัวใจของ Legal Register คือการเชื่อมโยง

กฎหมาย → ข้อกำหนด → การดำเนินการ → หลักฐาน → การตรวจสอบ

จึงควรหลีกเลี่ยงการทำทะเบียนที่มีเพียงชื่อกฎหมาย แต่ไม่ระบุว่ากฎหมายนั้นส่งผลต่อการปฏิบัติงานขององค์กรอย่างไร

ทะเบียนกฎหมายความปลอดภัยจำเป็นต้องมีหรือไม่?

คำถามนี้ควรแยกออกเป็น 2 ประเด็น

ประเด็นแรกคือ “กฎหมายกำหนดให้องค์กรทุกแห่งต้องมีเอกสารชื่อ Legal Register หรือไม่?”

ไม่ควรสรุปเหมารวมว่าทุกองค์กรมีหน้าที่ต้องจัดทำเอกสารในชื่อหรือรูปแบบเดียวกัน เพราะหน้าที่และเอกสารที่กฎหมายกำหนดอาจแตกต่างกันตามกฎหมายแต่ละฉบับ ประเภทกิจการ และข้อเท็จจริงของสถานประกอบกิจการ

ประเด็นที่สองคือ “องค์กรควรมีระบบในการรวบรวมและติดตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรือไม่?”

ในทางการบริหารความปลอดภัยและระบบการจัดการ เรื่องนี้มีความสำคัญมาก เพราะองค์กรจำเป็นต้องทราบว่าข้อกำหนดใดเกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน และต้องมีวิธีติดตามการปฏิบัติตามอย่างเป็นระบบ

ISO 45001:2018 กำหนดกรอบสำหรับระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย และให้ความสำคัญกับการกำหนดข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการทบทวนพันธกรณีเหล่านั้น

ดังนั้น Legal Register ควรมองเป็นเครื่องมือในการบริหาร Compliance มากกว่ามองว่าเป็นเพียงเอกสารหนึ่งรายการ

ทำไมองค์กรจึงควรจัดทำทะเบียนกฎหมายความปลอดภัย?

กฎหมายความปลอดภัยมีหลายเรื่องและเกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่แตกต่างกัน เช่น เครื่องจักร ไฟฟ้า สารเคมี การทำงานบนที่สูง งานร้อน อัคคีภัย และงานที่มีความเสี่ยงเฉพาะด้าน

หากองค์กรไม่มีระบบจัดการที่เหมาะสม อาจเกิดปัญหา เช่น

กฎหมายตกหล่น
ไม่ทราบว่ากฎหมายใดเกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร

มีชื่อกฎหมาย แต่ไม่รู้ว่าต้องทำอะไร
รวบรวมเอกสารไว้แต่ไม่ได้แตกข้อกำหนดไปสู่การปฏิบัติ

ไม่มีผู้รับผิดชอบ
พบข้อบกพร่องแล้วไม่รู้ว่าใครต้องดำเนินการ

ไม่มีหลักฐานยืนยัน
มีการทำงานจริงแต่ไม่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

ข้อมูลล้าสมัย
กฎหมายมีการแก้ไขหรือออกฉบับใหม่ แต่ทะเบียนยังใช้ข้อมูลเดิม

เตรียมเอกสารเฉพาะก่อน Audit
ทะเบียนถูกจัดทำเพื่อแสดงต่อผู้ตรวจ แต่ไม่ได้ถูกนำมาใช้บริหารงานจริง

การทำ Legal Register จึงควรช่วยให้องค์กรเปลี่ยนจากการ “รู้ว่ามีกฎหมาย” ไปสู่การ “รู้ว่าต้องทำอะไรและตรวจสอบได้ว่าทำแล้วหรือยัง”

วิธีจัดทำทะเบียนกฎหมายความปลอดภัยแบบเป็นขั้นตอน

1. ทำความเข้าใจกิจกรรมและลักษณะขององค์กรก่อน

อย่าเริ่มด้วยการรวบรวมกฎหมายจำนวนมากทันที

ขั้นแรกควรสำรวจว่าองค์กรมี

• กระบวนการผลิตอะไร
• เครื่องจักรใด
• งานประเภทใด
• สารเคมีอะไร
• งานที่มีความเสี่ยงสูงอะไร
• พนักงานทำงานลักษณะใด
• มีผู้รับเหมาหรือไม่
• มีอาคารหรือระบบเฉพาะอะไร
• มีงานซ่อมบำรุงหรือกิจกรรมพิเศษอะไร

ตัวอย่างเช่น

มีเครื่องจักร → ต้องพิจารณาข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักร

มีงานไฟฟ้า → ต้องพิจารณาข้อกำหนดด้านความปลอดภัยเกี่ยวกับไฟฟ้า

มีสารเคมี → ต้องพิจารณาข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับสารเคมีและการทำงาน

มีงานบนที่สูง → ต้องพิจารณาข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานบนที่สูง

หลักคิดคือ

“รู้จักงานก่อน แล้วจึงค้นหากฎหมายที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น”

2. จัดทำรายการกิจกรรมและความเสี่ยงที่สำคัญ

หลังจากรู้กระบวนการทำงานแล้ว ควรจัดทำรายการกิจกรรมที่องค์กรมีอยู่จริง

ตัวอย่างเช่น

• การผลิต
• การขนย้าย
• การซ่อมบำรุง
• งานไฟฟ้า
• งานเชื่อม
• งานตัด
• งานยก
• งานบนที่สูง
• งานในพื้นที่อับอากาศ
• การจัดเก็บสารเคมี
• งานของผู้รับเหมา

รายการเหล่านี้จะช่วยเป็น “แผนที่” สำหรับค้นหากฎหมายที่เกี่ยวข้อง

3. ค้นหากฎหมายจากแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ

ควรค้นหากฎหมายจากแหล่งข้อมูลราชการหรือแหล่งต้นฉบับที่สามารถตรวจสอบได้

สำหรับกฎหมายด้านความปลอดภัยในการทำงาน แหล่งข้อมูลสำคัญคือ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ซึ่งมีการรวบรวมกฎหมายด้านความปลอดภัยฯ และเผยแพร่เอกสารฉบับปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

นอกจากกฎหมายด้านความปลอดภัยโดยตรงแล้ว องค์กรควรพิจารณาข้อกำหนดจากหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของตนด้วย

4. ตรวจสอบว่ากฎหมายยังมีผลใช้บังคับหรือไม่

ก่อนนำกฎหมายมาใส่ในทะเบียน ควรตรวจสอบว่า

• ยังมีผลใช้บังคับหรือไม่
• ถูกยกเลิกแล้วหรือไม่
• มีฉบับแก้ไขหรือเพิ่มเติมหรือไม่
• มีฉบับใหม่มาแทนหรือไม่
• มีข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมหรือไม่

ไม่ควรนำรายการกฎหมายจากทะเบียนเก่าหรือจากองค์กรอื่นมาใช้โดยไม่ตรวจสอบสถานะ

5. วิเคราะห์ว่าข้อกำหนดใดเกี่ยวข้องกับองค์กร

ขั้นตอนนี้สำคัญที่สุด

แทนที่จะบันทึกเพียง

“ชื่อกฎหมาย…”

ควรตอบต่อว่า

ข้อกำหนดอยู่ที่ข้อหรือมาตราใด?

องค์กรได้รับผลกระทบอย่างไร?

ต้องดำเนินการอะไร?

กิจกรรมใดเกี่ยวข้อง?

ตัวอย่างแนวคิด

กฎหมาย → ข้อกำหนด → สิ่งที่องค์กรต้องทำ

นี่คือส่วนที่ทำให้ทะเบียนกฎหมายมีประโยชน์มากกว่ารายชื่อกฎหมายทั่วไป

6. กำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละข้อกำหนด

แต่ละข้อกำหนดควรมีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน

เช่น

ฝ่ายความปลอดภัย
ติดตามข้อกำหนด ประสานงาน และตรวจติดตาม

ฝ่ายซ่อมบำรุง
รับผิดชอบข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักรและอุปกรณ์

ฝ่ายผลิต
นำมาตรการไปปฏิบัติในกระบวนการทำงาน

ฝ่ายบุคคล
ดูแลเรื่องบุคลากร การอบรม หรือเอกสารที่อยู่ในความรับผิดชอบ

ฝ่ายวิศวกรรม
ดูแลประเด็นทางเทคนิคและระบบ

วิธีนี้ช่วยให้เมื่อพบ Gap จะสามารถระบุได้ทันทีว่า ใครคือ Owner

7. ระบุหลักฐานการปฏิบัติตาม

ทะเบียนกฎหมายที่ดีควรตอบคำถามได้ว่า

“มีหลักฐานอะไรที่แสดงว่าองค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้?”

ตัวอย่างหลักฐานอาจเป็น

• รายงานการตรวจสอบ
• แบบตรวจ
• ใบรับรอง
• บันทึกการอบรม
• รายงานการทดสอบ
• บันทึกการบำรุงรักษา
• ใบอนุญาต
• คู่มือและขั้นตอนการทำงาน
• บันทึกการตรวจวัด
• รายงานการแก้ไข

ทั้งนี้ ต้องเลือกหลักฐานให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของกฎหมายแต่ละเรื่อง

8. ประเมินสถานะการปฏิบัติตามกฎหมาย

องค์กรสามารถกำหนดสถานะเพื่อช่วยให้ติดตามง่ายขึ้น เช่น

สถานะ	ความหมาย
Comply	ปฏิบัติตามและมีหลักฐานรองรับ
In Progress	อยู่ระหว่างดำเนินการ
Non-compliance	ยังมีข้อบกพร่องที่ต้องแก้ไข
N/A	ไม่เกี่ยวข้องกับองค์กร

สิ่งสำคัญคือไม่ควรใช้คำว่า Comply เพียงเพราะมีเอกสาร แต่ควรพิจารณาว่ามีการดำเนินการจริง หลักฐานยังมีผล และข้อปฏิบัติสอดคล้องกับข้อกำหนดหรือไม่

9. กำหนดการแก้ไขเมื่อพบข้อบกพร่อง

เมื่อพบว่าองค์กรยังไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด ควรมีระบบติดตาม เช่น

พบ Gap → วิเคราะห์สาเหตุ → กำหนดผู้รับผิดชอบ → กำหนดเวลา → ดำเนินการแก้ไข → ตรวจสอบผล → ปิดประเด็น

วิธีนี้จะทำให้ Legal Register เชื่อมต่อกับระบบ Corrective Action ขององค์กรได้

10. ทบทวนและปรับปรุงทะเบียนกฎหมาย

ทะเบียนกฎหมายไม่ควรจัดทำเพียงครั้งเดียวแล้วเก็บไว้

ควรทบทวนเมื่อมี

• กฎหมายใหม่
• การแก้ไขกฎหมาย
• กฎหมายยกเลิก
• เครื่องจักรใหม่
• กระบวนการใหม่
• สารเคมีใหม่
• สถานที่ใหม่
• งานใหม่
• เหตุการณ์สำคัญหรืออุบัติเหตุ
• ข้อบกพร่องจาก Audit

ISO 45001 ให้ความสำคัญกับการกำหนดและทบทวนข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการ OH&S

ทะเบียนกฎหมายความปลอดภัยควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?

โครงสร้างที่แนะนำสามารถทำใน Excel, Google Sheets หรือระบบเอกสารขององค์กรได้

หัวข้อ	รายละเอียด
ลำดับ	หมายเลขรายการ
ประเภทกฎหมาย	พ.ร.บ. / กฎกระทรวง / ประกาศ / ข้อกำหนดอื่น
ชื่อกฎหมาย	ชื่อเต็มของกฎหมาย
เลขที่/ปี	เลขที่และปี
หน่วยงานผู้ออก	หน่วยงานราชการ
ข้อ/มาตรา	ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
กิจกรรมที่เกี่ยวข้อง	งาน/พื้นที่/กระบวนการ
สิ่งที่ต้องดำเนินการ	Action ที่องค์กรต้องทำ
ผู้รับผิดชอบ	Owner
หลักฐาน	Evidence
สถานะ	Comply / In Progress / Non-compliance / N/A
วันที่ทบทวน	Review Date
วันที่ปรับปรุง	Update Date
หมายเหตุ	ข้อมูลเพิ่มเติม

ตัวอย่างทะเบียนกฎหมายความปลอดภัยแบบใช้งานจริง

ตัวอย่างตารางต่อไปนี้เป็น ตัวอย่างรูปแบบการจัดทำ เพื่อแสดงวิธีคิด ไม่ใช่การยืนยันว่าข้อกำหนดแต่ละรายการใช้กับทุกองค์กร

ประเด็น	ข้อกำหนดที่ต้องพิจารณา	ผู้รับผิดชอบ	หลักฐาน	สถานะ
เครื่องจักร	ตรวจสอบข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักรและระบบป้องกัน	ซ่อมบำรุง	รายงานตรวจสอบ	Comply
งานไฟฟ้า	ตรวจสอบมาตรการและการตรวจสอบระบบตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง	วิศวกรรม	รายงานตรวจ	In Progress
PPE	ตรวจสอบความเหมาะสมและการใช้งานตามความเสี่ยง	Safety / หน่วยงาน	แบบตรวจ / บันทึกจ่าย PPE	Comply
อัคคีภัย	ตรวจสอบมาตรการและหลักฐานตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง	Safety / อาคาร	แผน / รายงาน / บันทึก	Comply
งานบนที่สูง	ตรวจสอบการควบคุมความเสี่ยงและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง	Safety / หน่วยงาน	Permit / แบบตรวจ	In Progress

จุดสำคัญคือ อย่าหยุดที่ช่อง “กฎหมาย” แต่ต้องไปให้ถึงช่อง “สิ่งที่องค์กรต้องทำ” และ “หลักฐาน”

ทะเบียนกฎหมายกับการประเมิน Compliance ต่างกันอย่างไร?

สองเรื่องนี้เกี่ยวข้องกัน แต่ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน

Legal Register

ตอบว่า

“องค์กรเกี่ยวข้องกับกฎหมายและข้อกำหนดอะไร?”

ส่วน Compliance Evaluation

ตอบว่า

“องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นจริงหรือไม่?”

ดังนั้นจึงควรเชื่อมกระบวนการเป็น

ค้นหากฎหมาย → จัดทำทะเบียน → วิเคราะห์ข้อกำหนด → กำหนดผู้รับผิดชอบ → ตรวจหลักฐาน → ประเมินCompliance → แก้ไข → ทบทวน

แนวทางเชิงระบบนี้สอดคล้องกับแนวคิดของ ISO 45001 ที่มุ่งให้องค์กรจัดการด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยอย่างเป็นระบบ รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

 

ใครควรรับผิดชอบในการจัดทำทะเบียนกฎหมาย?

ไม่มีคำตอบเดียวสำหรับทุกองค์กร เพราะโครงสร้างและระบบบริหารแตกต่างกัน

โดยองค์กรอาจกำหนดให้ ฝ่ายความปลอดภัย จป. หรือผู้รับผิดชอบระบบการจัดการ เป็นผู้ประสานงานหลัก

แต่ไม่ควรหมายความว่าบุคคลนั้นต้องเป็นผู้รับผิดชอบทุกข้อกำหนดเพียงคนเดียว

ตัวอย่างเช่น

ผู้ดูแล Legal Register → จัดการฐานข้อมูลและติดตามการเปลี่ยนแปลง

หน่วยงานเจ้าของกระบวนการ → ยืนยันการปฏิบัติงานจริง

ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง → จัดทำและเก็บหลักฐาน

ผู้บริหาร → สนับสนุนทรัพยากรและตัดสินใจเมื่อพบประเด็นสำคัญ

ควรทำทะเบียนกฎหมายด้วย Excel หรือระบบออนไลน์?

Excel เหมาะสำหรับองค์กรที่เริ่มต้นหรือมีจำนวนข้อมูลไม่มาก เพราะสามารถออกแบบตารางและปรับใช้ได้ง่าย

แต่หากองค์กรมีหลายสาขา มีข้อกำหนดจำนวนมาก หรือมีผู้รับผิดชอบหลายหน่วยงาน อาจพิจารณาใช้ระบบที่สามารถ

• ควบคุม Version
• กำหนดผู้รับผิดชอบ
• แนบหลักฐาน
• ติดตามสถานะ
• แจ้งเตือน
• เก็บประวัติการแก้ไข
• ทำรายงาน
• ติดตามข้อบกพร่อง

สิ่งสำคัญไม่ใช่ว่าองค์กรใช้เครื่องมืออะไร แต่คือ ระบบนั้นทำให้องค์กรควบคุมข้อกำหนดและติดตามการปฏิบัติตามได้จริงหรือไม่

7 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดทำทะเบียนกฎหมาย

1. ใส่กฎหมายจำนวนมากโดยไม่ดูความเกี่ยวข้อง

ทะเบียนยาวไม่ได้หมายความว่าดี

2. ใส่เฉพาะชื่อกฎหมาย

ไม่ระบุว่าข้อใดเกี่ยวข้องและองค์กรต้องทำอะไร

3. ไม่มีผู้รับผิดชอบ

พบข้อบกพร่องแล้วไม่รู้ว่าใครต้องแก้ไข

4. ไม่มีหลักฐาน

ระบุว่า Comply แต่ไม่สามารถแสดงหลักฐาน

5. ไม่ตรวจสอบสถานะกฎหมาย

นำกฎหมายฉบับเก่าหรือกฎหมายที่ถูกยกเลิกมาใช้

6. ไม่ปรับทะเบียนเมื่อองค์กรเปลี่ยนแปลง

เพิ่มเครื่องจักร เพิ่มกระบวนการ หรือเพิ่มสารเคมี แต่ทะเบียนไม่เปลี่ยน

7. ทำทะเบียนเพื่อเตรียม Audit เท่านั้น

เมื่อการตรวจเสร็จทะเบียนก็ไม่ได้ถูกใช้งานต่อ

Checklist ตรวจสอบทะเบียนกฎหมายความปลอดภัย

ก่อนนำทะเบียนกฎหมายไปใช้งานจริง ลองตรวจสอบตามรายการนี้

☐ ครอบคลุมกิจกรรมหลักขององค์กร
☐ ระบุแหล่งที่มาของกฎหมาย
☐ ตรวจสอบสถานะของกฎหมายแล้ว
☐ ระบุข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
☐ ระบุสิ่งที่องค์กรต้องดำเนินการ
☐ มีผู้รับผิดชอบแต่ละข้อกำหนด
☐ ระบุหลักฐานที่ต้องใช้
☐ มีการประเมินสถานะ Compliance
☐ มีระบบติดตามข้อบกพร่อง
☐ มีวันที่ทบทวน
☐ มีระบบติดตามกฎหมายใหม่หรือการแก้ไข
☐ เชื่อมโยงกับกิจกรรมและความเสี่ยงจริงขององค์กร

ทะเบียนกฎหมายควรทบทวนเมื่อใด?

ไม่ควรรอจนถึงวัน Audit

องค์กรควรมีระบบติดตามการเปลี่ยนแปลง และควรพิจารณาทบทวนเมื่อ

มีกฎหมายใหม่

ตรวจสอบว่ากฎหมายส่งผลต่อองค์กรหรือไม่

กฎหมายเดิมมีการแก้ไข

ประเมินว่าข้อกำหนดเดิมเปลี่ยนแปลงอย่างไร

มีกฎหมายถูกยกเลิก

ตรวจสอบว่ามีฉบับใหม่มาทดแทนหรือไม่

มีกิจกรรมใหม่

เช่น เพิ่มเครื่องจักร เพิ่มสารเคมี หรือเริ่มงานใหม่

เกิดอุบัติเหตุหรือเหตุการณ์สำคัญ

ทบทวนว่าการควบคุมและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องเพียงพอหรือไม่

ทะเบียนกฎหมายเกี่ยวข้องกับการตรวจ Audit อย่างไร?

ก่อนการ Audit ผู้ตรวจอาจต้องการเห็นว่าองค์กรสามารถจัดการข้อกำหนดด้านกฎหมายได้อย่างเป็นระบบ

โครงสร้างที่ควรเชื่อมโยงได้คือ

กฎหมาย

↓

ข้อกำหนด

↓

สิ่งที่องค์กรต้องทำ

↓

ผู้รับผิดชอบ

↓

หลักฐาน

↓

ผลการประเมิน

↓

การแก้ไข

เมื่อข้อมูลเหล่านี้เชื่อมโยงกัน องค์กรจะสามารถแสดงให้เห็นได้ง่ายขึ้นว่าไม่ได้เพียง “รู้ว่ามีกฎหมาย” แต่มีระบบนำข้อกำหนดไปสู่การปฏิบัติ

ทะเบียนกฎหมายช่วย จป. และฝ่ายความปลอดภัยอย่างไร?

สำหรับ จป. และผู้รับผิดชอบด้านความปลอดภัย Legal Register สามารถใช้เป็นเครื่องมือช่วยจัดการงานได้หลายด้าน เช่น

ใช้วางแผนการตรวจสอบ

รู้ว่าประเด็นใดต้องติดตาม

ใช้ติดตาม Compliance

เห็นข้อกำหนดที่ยังไม่ครบ

ใช้ประสานงานกับหน่วยงานอื่น

ระบุ Owner ของแต่ละข้อได้ชัดเจน

ใช้เตรียม Audit

ค้นหาหลักฐานได้ง่ายขึ้น

ใช้วางแผนปรับปรุง

สามารถจัดลำดับประเด็นที่ต้องแก้ไขได้

จึงควรมอง Legal Register เป็นส่วนหนึ่งของระบบบริหารความปลอดภัย ไม่ใช่ไฟล์เอกสารที่ทำไว้เพียงเพื่อการตรวจประเมิน

บริษัท เซฟตี้ อินโนเวชั่น จำกัด กับการพัฒนาระบบความปลอดภัยขององค์กร

บริษัท เซฟตี้ อินโนเวชั่น จำกัด ให้ความสำคัญกับการพัฒนาความรู้และระบบด้านความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถนำหลักการด้านความปลอดภัยไปประยุกต์ใช้กับการทำงานจริง

แนวทางด้านความปลอดภัยสามารถเชื่อมโยงกันได้ตั้งแต่

การค้นหาอันตรายและประเมินความเสี่ยง

↓

การกำหนดมาตรการควบคุม

↓

การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

↓

การตรวจสอบและประเมินผล

↓

การแก้ไขและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การจัดทำทะเบียนกฎหมายจึงเป็นอีกเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรมองเห็นภาพรวมของข้อกำหนดและเชื่อมโยงกับการบริหารความปลอดภัยได้ชัดเจนขึ้น

สำหรับองค์กรที่มีข้อกำหนดจำนวนมาก หรือมีความซับซ้อนด้านกระบวนการทำงาน การมีผู้เชี่ยวชาญช่วยวิเคราะห์ความเกี่ยวข้องของข้อกำหนด ประเมินช่องว่าง และวางระบบติดตาม สามารถช่วยลดความเสี่ยงจากการตกหล่นของข้อกำหนดได้

ทั้งนี้ การพิจารณาว่ากฎหมายใดใช้บังคับกับองค์กร รวมถึงการตีความข้อกำหนด ควรตรวจสอบจากกฎหมายฉบับปัจจุบันและพิจารณาตามลักษณะกิจการและข้อเท็จจริงของสถานประกอบกิจการแต่ละแห่ง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับทะเบียนกฎหมายความปลอดภัย

ทะเบียนกฎหมายความปลอดภัยกับ Legal Register คือสิ่งเดียวกันหรือไม่?

โดยทั่วไปใช้เรียกแนวคิดเดียวกัน คือระบบหรือเอกสารที่ใช้รวบรวมและจัดการข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นที่เกี่ยวข้องกับองค์กร

ทะเบียนกฎหมายต้องมีเฉพาะกฎหมายความปลอดภัยหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับขอบเขตของระบบที่องค์กรกำหนด หากจัดทำเพื่อระบบความปลอดภัย ก็อาจเน้นกฎหมายด้านความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน แต่หากเป็น Legal Register ระดับองค์กร อาจครอบคลุมกฎหมายด้านอื่นเพิ่มเติมตามบริบทขององค์กร

จป.ต้องทำทะเบียนกฎหมายเองทั้งหมดหรือไม่?

ไม่จำเป็น การจัดทำควรมีผู้รับผิดชอบหลักและประสานกับหน่วยงานเจ้าของกระบวนการ เพื่อยืนยันการปฏิบัติและหลักฐานที่เกี่ยวข้อง

ใช้ Excel ทำทะเบียนกฎหมายได้หรือไม่?

สามารถใช้ได้ โดยเฉพาะองค์กรที่มีจำนวนข้อมูลไม่มาก แต่ต้องมีระบบควบคุมข้อมูล ผู้รับผิดชอบ การทบทวน และหลักฐานอย่างเหมาะสม

กฎหมายเปลี่ยนต้องทำอย่างไร?

ควรตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง ประเมินผลกระทบต่อองค์กร ปรับปรุงทะเบียน แจ้งผู้เกี่ยวข้อง และปรับวิธีปฏิบัติหรือเอกสารที่ได้รับผลกระทบ

ควรทบทวนทะเบียนกฎหมายปีละกี่ครั้ง?

ไม่ควรกำหนดเพียงจำนวนครั้งโดยไม่พิจารณาความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลงขององค์กร ควรมีระบบติดตามกฎหมายอย่างต่อเนื่องและกำหนดการทบทวนตามบริบทขององค์กร

สรุป วิธีจัดทำทะเบียนกฎหมายความปลอดภัยให้ใช้งานได้จริง

ทะเบียนกฎหมายความปลอดภัย (Legal Register) ไม่ใช่การรวบรวมชื่อกฎหมายให้ได้มากที่สุด แต่คือการสร้างระบบที่ช่วยให้องค์กรรู้ว่า

มีกฎหมายอะไร → กฎหมายกำหนดอะไร → องค์กรต้องทำอะไร → ใครรับผิดชอบ → มีหลักฐานอะไร → ปฏิบัติตามแล้วหรือยัง → หากไม่ครบต้องแก้ไขอย่างไร

จำง่าย ๆ ด้วย 9 ขั้นตอน

รู้จักองค์กร → ค้นหากฎหมาย → ตรวจสอบสถานะ → วิเคราะห์ข้อกำหนด → กำหนดผู้รับผิดชอบ → เก็บหลักฐาน →ประเมิน Compliance → แก้ไข Gap → ทบทวนอย่างต่อเนื่อง

เมื่อองค์กรนำ Legal Register ไปเชื่อมกับ การประเมินความเสี่ยง การตรวจความปลอดภัย การควบคุมเอกสาร การติดตามการแก้ไข และการพัฒนาบุคลากร ทะเบียนกฎหมายจะกลายเป็นเครื่องมือบริหารความปลอดภัยที่ใช้งานได้จริง

“ทะเบียนกฎหมายที่ดี ไม่ใช่ทะเบียนที่มีรายการมากที่สุด แต่คือทะเบียนที่ทำให้องค์กรรู้ว่าต้องทำอะไร และรู้ว่าตอนนี้ทำได้ครบแค่ไหน”

การติดตามกฎหมายควรอ้างอิงข้อมูลฉบับปัจจุบันจากแหล่งราชการที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะเมื่อมีการแก้ไขหรือออกกฎหมายใหม่ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานมีการเผยแพร่รวมกฎหมายความปลอดภัยในการทำงานและปรับปรุงข้อมูลอย่างต่อเนื่อง